Otwarcie gabinetu i rejestracja podmiotu

Wniosek o wpis do RPWDL: jak wypełnić krok po kroku

Opublikowano: 29 maja 2026 Zaktualizowano: 26 lipca 2026

Stan prawny na: 26 lipca 2026

Wniosek o wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą (RPWDL) składasz elektronicznie na portalu rpwdl.ezdrowie.gov.pl: logujesz się profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną albo e-dowodem, a gotowy formularz podpisujesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Organ rejestrowy (wojewoda dla podmiotu leczniczego, właściwa izba zawodowa dla praktyki) ma na dokonanie wpisu 30 dni od wpływu kompletnego wniosku wraz z oświadczeniem (art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, dalej: udl). Opłata wynosi 10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ubiegły rok dla podmiotu leczniczego albo 2% tego wynagrodzenia dla praktyki zawodowej, co w 2026 r. daje 894 zł albo 179 zł (art. 105 ustawy).

Kto składa wniosek o wpis do RPWDL i do kogo

RPWDL to jeden system informatyczny, ale dwa odrębne tory rejestracji prowadzone przez różne organy. Podmiot leczniczy, czyli najczęściej spółka albo samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, rejestruje się u wojewody właściwego dla siedziby. Indywidualna albo specjalistyczna praktyka zawodowa lekarza, pielęgniarki, fizjoterapeuty lub diagnosty laboratoryjnego trafia do rejestru prowadzonego przez samorząd zawodowy: dla lekarzy jest to okręgowa izba lekarska. Od wyboru toru zależy, czy możesz zatrudniać innych lekarzy albo działać w formie spółki: obie opcje wymagają wpisu podmiotu leczniczego, nie praktyki zawodowej. Kryteria wyboru między obiema formami zestawiliśmy w tekście praktyka zawodowa czy podmiot leczniczy.

Ten artykuł prowadzi Cię przez wpis podmiotu leczniczego, bo to ścieżka wybierana najczęściej przy zakładaniu spółki albo pierwszej większej placówki. Jeśli wolisz, żeby ktoś przeprowadził całą rejestrację za Ciebie, od wyboru formy prawnej po odbiór zaświadczenia, zobacz jak wygląda rejestracja podmiotu leczniczego prowadzona przez BSA.

Zanim zalogujesz się do portalu: co przygotować

Formularz wymaga danych z kilku różnych dokumentów naraz, a część pól wypełnia się wyłącznie przez wybór z podpowiedzi, nie ręczne wpisanie. Zanim zaczniesz, przygotuj:

dane rejestrowe podmiotu: numer w KRS albo CEIDG, REGON, NIP,
adres siedziby i adres miejsca udzielania świadczeń (wybierasz je z podpowiedzi Centralnej Bazy Adresowej),
listę zakładów leczniczych, jednostek i komórek organizacyjnych wraz z kodami resortowymi i zakresem świadczeń zdrowotnych dla każdej z nich,
oświadczenie o spełnianiu warunków wykonywania działalności leczniczej: od 15 lipca 2016 r. zastępuje ono dawniej wymaganą opinię sanitarną Państwowej Inspekcji Sanitarnej wydawaną w formie decyzji administracyjnej (obowiązek zniesiony ustawą z dnia 10 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy o działalności leczniczej oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2016 poz. 960), choć nadal warto wcześniej przejść przez odbiór sanepidu w gabinecie,
regulamin organizacyjny: nie jest załącznikiem do wniosku, ale musisz go mieć gotowy najpóźniej na dzień rozpoczęcia działalności (sprawdź, co musi zawierać regulamin organizacyjny),
potwierdzenie zapłaconej opłaty za wpis w formacie pliku, który da się załączyć,
profil zaufany albo podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu.

Wniosek o wpis do RPWDL krok po kroku

Zaloguj się do portalu RPWDL. Wejdź na rpwdl.ezdrowie.gov.pl i zaloguj się przez Węzeł Krajowy: profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną albo e-dowodem. Osobnej rejestracji konta nie ma. Logowanie od razu tworzy Twój kontekst pracy w systemie.
Dodaj nowy wniosek. Z menu bocznego wybierz Wnioski, potem Wnioski rejestrowe, potem Dodaj nowy wniosek i wskaż rodzaj: wniosek o wpis podmiotu leczniczego do rejestru.
Uzupełnij dane podmiotu leczniczego. Forma organizacyjno-prawna, REGON, NIP, firma albo nazwa, adres siedziby i adres do korespondencji. Adresy wybierasz z podpowiedzi Centralnej Bazy Adresowej: jeśli systemu nie zna Twojej ulicy, zaznaczasz opcję “brak ulic” zamiast wpisywać ją ręcznie.
Dodaj zakład leczniczy, jednostki i komórki organizacyjne. Każda komórka dostaje kod resortowy (3 albo 4 znaki, część VII systemu resortowych kodów identyfikujących) oraz zakres świadczeń zdrowotnych z kodami części VIII do X. Co najmniej jedna komórka musi mieć datę rozpoczęcia działalności zgodną z datą rozpoczęcia całego podmiotu.
Dodaj załączniki i zaznacz oświadczenia. Pojedynczy plik do 5 MB, maksymalnie pięć plików i 25 MB łącznie. Jednym z załączników musi być potwierdzenie opłaty za wpis. Zaznacz wszystkie cztery oświadczenia w formularzu, w tym o kompletności danych i o niepodleganiu ograniczeniom dotyczącym obrotu produktami leczniczymi: składasz je pod rygorem odpowiedzialności karnej z art. 233 § 6 Kodeksu karnego.
Sprawdź poprawność wniosku. Funkcja “Sprawdź poprawność” wskazuje braki wraz z linkiem do konkretnego miejsca w formularzu, na przykład komórki organizacyjnej bez przypisanego zakresu świadczeń. Popraw wszystko przed przejściem dalej: to najprostszy sposób, żeby nie dostać wezwania do uzupełnienia.
Zatwierdź wniosek do podpisu i podpisz go. Status zmienia się na “Przekazany do e-podpisu”. Podpisujesz profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Przy podpisie kwalifikowanym system korzysta z apletu, który wymaga aktualnej wersji Javy na komputerze, więc warto to sprawdzić wcześniej, a nie tuż przed terminem. Wniosek może podpisać kilka osób, jeśli wcześniej nadasz im uprawnienia w systemie.
Wyślij wniosek do organu rejestrowego. Po wysyłce status zmienia się na “Złożony”, edycja przestaje być możliwa, a system generuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jako dowód złożenia. Od tego dnia liczy się termin na wpis.
Odbierz zaświadczenie albo odpowiedz na wezwanie. Poprawny wniosek kończy się automatycznym zaświadczeniem o wpisie, o którym dostaniesz powiadomienie mailowe. Jeśli organ znajdzie braki, wniosek dostaje status “Do uzupełnienia”, a treść wezwania odczytasz dopiero po podpisaniu UPD (Urzędowego Poświadczenia Dostarczenia) w zakładce Dokumenty (sekcja Wezwania).

Checklista: załączniki i oświadczenia do wniosku o wpis podmiotu leczniczego

Załącznik / oświadczenie	Uwagi
Potwierdzenie opłaty za wpis	Obowiązkowe przy każdym wniosku o wpis (art. 105 udl)
Oświadczenie o kompletności i zgodności danych z prawdą	Checkbox w systemie, składany pod rygorem art. 233 § 6 Kodeksu karnego
Oświadczenie o spełnianiu warunków wykonywania działalności leczniczej	Od 15 lipca 2016 r. zastępuje dawny obowiązek dołączania opinii sanitarnej PIS (zniesiony ustawą z 10 czerwca 2016 r., Dz.U. 2016 poz. 960); podstawa oświadczenia: art. 100 ust. 2 udl
Oświadczenie o nieprowadzeniu hurtowni farmaceutycznej ani apteki	Wymagane od każdego wnioskodawcy, niezależnie od profilu działalności
Oświadczenie o niepośredniczeniu w obrocie produktami leczniczymi	Podstawa: art. 100 ust. 2 udl (art. 73a ust. 3 ustawy Prawo farmaceutyczne pojawia się w treści oświadczenia wyłącznie jako odesłanie do definicji rejestru pośredników w obrocie produktami leczniczymi, nie jako podstawa tego obowiązku)
Regulamin organizacyjny	Nie jest załącznikiem do wniosku, ale musi być gotowy na dzień rozpoczęcia działalności (art. 24 udl)
Dokument ubezpieczenia OC	Polisa musi obowiązywać najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności leczniczej (art. 25 ust. 2 udl). Sam dokument dołączasz osobnym wnioskiem o zmianę wpisu, wolnym od opłaty (art. 105 ust. 2a udl), i to późniejsze przedstawienie nie przesuwa terminu objęcia ochroną

Ile wynosi opłata za wpis do RPWDL

Kto składa wniosek	Wysokość opłaty	Kwota w 2026 r.
Podmiot leczniczy (np. sp. z o.o., SPZOZ)	10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ubiegły rok, zaokrąglone w górę do pełnego złotego	894 zł
Praktyka zawodowa (lekarz, pielęgniarka, fizjoterapeuta, diagnosta laboratoryjny)	2% tego samego wynagrodzenia	179 zł
Zmiana wpisu w rejestrze	50% opłaty za wpis (art. 105 ust. 2 udl)	447 zł dla podmiotu leczniczego / 89,50 zł dla praktyki
Zmiana dotycząca wyłącznie dołączenia dokumentu ubezpieczenia	Zwolniona z opłaty	0 zł

Podstawą wyliczenia jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ubiegły rok, ogłaszane przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim (art. 105 ust. 1 udl). Za 2025 r. wyniosło ono 8933,84 zł, stąd 894 zł dla podmiotu leczniczego i 179 zł dla praktyki (oba wyniki zaokrąglone w górę do pełnego złotego). Wskaźnik zmienia się raz w roku, więc przy wniosku składanym w kolejnym roku sprawdź aktualne obwieszczenie GUS, a numer konta na stronie właściwego organu rejestrowego albo w portalu RPWDL.

Ile czeka się na wpis do rejestru

Organ prowadzący rejestr ma 30 dni na dokonanie wpisu, licząc od wpływu kompletnego wniosku wraz z oświadczeniem (art. 104 ust. 1 udl). Osobno działa mechanizm na wypadek bezczynności organu: jeśli od złożenia wniosku minęło 40 dni, a wpisu wciąż nie ma, możesz rozpocząć działalność po pisemnym zawiadomieniu o tym organu, który wpisu nie dokonał (art. 104 ust. 2 udl). Ten drugi tryb nie działa, gdy organ wezwał Cię do uzupełnienia wniosku nie później niż w ciągu 7 dni od jego otrzymania: wtedy bieg tych 40 dni liczy się od dnia wpływu uzupełnienia. Przepis przesuwa więc termin uprawniający do samodzielnego startu, a nie ustawowy 30-dniowy termin na dokonanie wpisu. Błędy formalne we wniosku zwykle wydłużają cały proces bardziej niż samo oczekiwanie na decyzję urzędu, dlatego nie warto traktować tego trybu jako domyślnej ścieżki startu.

Najczęstsze błędy, które kończą się wezwaniem do uzupełnienia

Brak potwierdzenia wpłaty w załącznikach. To jeden z braków najczęściej wskazywanych w wezwaniach generowanych przez system RPWDL: sam przelew nie wystarczy, potwierdzenie musi trafić do wniosku jako plik.
Komórka organizacyjna bez przypisanego zakresu świadczeń. System wychwytuje to podczas kontroli poprawności, ale tylko wtedy, gdy klikniesz tę funkcję przed wysyłką.
Adres wpisany z pominięciem podpowiedzi Centralnej Bazy Adresowej. Pola adresowe wymagają wyboru z listy, nie ręcznego wpisania: pominięcie tego kroku blokuje dalsze uzupełnianie formularza albo zostawia dane niezweryfikowane.
Data rozpoczęcia działalności komórki organizacyjnej niezgodna z datą rozpoczęcia całego podmiotu. Przynajmniej jedna komórka musi mieć tę samą datę co podmiot.
Niekompletne dane kontaktowe jednostki lub komórki. Pola oznaczone jako wymagane, na przykład adres e-mail albo numer telefonu, muszą być wypełnione dla każdego elementu struktury.
Wysłanie wniosku bez podpisu albo przez osobę bez nadanych uprawnień. Wniosek trafia do organu dopiero po prawidłowym podpisie elektronicznym: bez niego zostaje w statusie roboczym.

Co się dzieje po złożeniu wniosku

Po ocenie złożonego wniosku organ ma trzy możliwości. Najczęstsza: dokonuje wpisu i z urzędu wystawia zaświadczenie o wpisie do rejestru (art. 104 ust. 3 udl), które dostajesz mailem i pobierasz w sekcji Dokumenty (Zaświadczenia), bez składania dodatkowego wniosku.

Druga: wzywa Cię do uzupełnienia braków. Wniosek dostaje wtedy status “Do uzupełnienia”, a treść wezwania odczytasz dopiero po podpisaniu UPD. Po poprawieniu wniosku składasz go ponownie i czekasz na kolejną ocenę, według tych samych zasad co za pierwszym razem.

Trzecia, najrzadsza: organ odmawia wpisu decyzją administracyjną. Od takiej decyzji przysługuje Ci odwołanie, prowadzone już poza systemem RPWDL, w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego.

Pamiętaj też, że złożenie fałszywego oświadczenia we wniosku to nie tylko ryzyko odmowy. Jeśli organ wykryje niezgodność ze stanem faktycznym już po wpisie, wykreśli podmiot z rejestru, a ponowny wpis będzie możliwy najwcześniej po 3 latach (art. 108 ust. 2 pkt 1 i ust. 4 udl).

Sam formularz da się wypełnić samodzielnie, zwłaszcza przy prostej strukturze jednego gabinetu. Przy większej liczbie komórek organizacyjnych, kilku lokalizacjach albo wpisie łączonym z rejestracją spółki warto policzyć, ile czasu zajmie poprawianie wezwań i błędów formalnych. Prowadzenie sprawy rejestrowej przez BSA obejmuje cały proces, od wyboru formy prawnej po odbiór zaświadczenia z RPWDL.

Otwierasz gabinet?

Sprawdzimy Twoją sytuację, zanim podpiszesz umowę najmu albo złożysz wniosek o wpis. Jeden błąd na starcie potrafi kosztować miesiące.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje wpis do RPWDL?

Opłata to 10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ubiegły rok dla podmiotu leczniczego albo 2% tego wynagrodzenia dla praktyki zawodowej, zaokrąglone w górę do pełnego złotego (art. 105 udl). Za 2025 r. wskaźnik wyniósł 8933,84 zł, więc w 2026 r. opłata to 894 zł dla podmiotu leczniczego i 179 zł dla praktyki. Numer konta sprawdź przed wysyłką wniosku na stronie właściwego organu rejestrowego.

Ile trwa rozpatrzenie wniosku o wpis do RPWDL?

Organ ma 30 dni na dokonanie wpisu, licząc od wpływu kompletnego wniosku wraz z oświadczeniem (art. 104 ust. 1 udl). Gdy po 40 dniach od złożenia wpisu wciąż nie ma, możesz rozpocząć działalność po pisemnym zawiadomieniu organu. Jeśli organ wezwał Cię do uzupełnienia wniosku w ciągu 7 dni od jego otrzymania, te 40 dni biegnie od dnia wpływu uzupełnienia (art. 104 ust. 2 udl).

Czy do wniosku o wpis do RPWDL potrzebny jest podpis kwalifikowany?

Nie, do podpisania wniosku wystarczy profil zaufany, co dla większości wnioskodawców jest najwygodniejszą opcją. Wniosek podpiszesz też podpisem kwalifikowanym, ale system korzysta wtedy z apletu wymagającego aktualnej wersji Javy na komputerze. Do samego logowania możesz dodatkowo użyć aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej albo e-dowodu, jednak do podpisu formularza liczą się tylko profil zaufany i podpis kwalifikowany.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Twoja sytuacja może wymagać indywidualnej analizy - .